プロの代筆屋が暴露する心を動かす手紙やメールの書き方: 書く機会の多い30代～40代の働く人のための本
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「忘れられない挨拶文」
ということで、しばらく会わなかった
10歳くらい年上の役職者に暑中見舞いを書いてください。
というミッションに対する手紙を見ていきましょう。
某大手ビール会社の役員秘書Yさん40代の女性のお手紙はこちら
暑中お見舞い申し上げます。
梅雨も明け、
〇〇常務はお変わりなく、
先日、年初に常務とご一緒させていただいた〇〇
当時の楽しく美味しかった思い出がよみがえり、
私は新担当の後方業務にも少しづつ慣れ始め、
「情報」に「価値」
働く女性の憧れである〇〇常務のお話を、
少し涼しくなりワインが美味しい季節になりましたらお料理とワイ
まだまだ暑い日が続くと存じますが、お身体ご自愛下さい。
またお会い出来ます日を楽しみにしております。
暑中お見舞いも異動の挨拶も、
埋もれてしまわないように、
Yさんの挨拶文は、どちらもきれいにまとめられているのですが、
どこかで読んだような・・・。
相手の方は立場上、手紙やメールをたくさんもらう方ですよね。
だからこそ、他の人と違う表現で、一歩踏み込む必要があります。
暑中見舞いは、最初がちょっと長い。
自社と関連付けた「ビール」の表現も、
省いたほうが本題に入り込みやすくなります。
「いただいた」「いただきたい」といった固い言葉をあえて崩し、
失礼に当たらないギリギリのところで、
友だちとのやり取りのような表現を、随所に入れましょう。
文中に相手の名前が入っているのはとてもいいことです。
誰でも自分の名前を見るとドキッとして、
相手の立場が上だからこそ、表現を演出し、喜ばせましょう。
私が校正した手紙はこちらです。
↓↓
「つい、許したくなるわび状の書き方」
私が請け負うわび状は、
短文のわび状の経験はほとんどありません。
ただ、いずれの場合も鉄則は、
おわびに始まり、
自分のサポート不足で契約書類に不備が出た際、
と言う指令に対して
保険代理店の30代女性杉本さん（仮名）
まずは杉本さんの文章を見ていきましょう。
大変お世話になります。
改めましてこの度はお申し込みを頂きありがとうございました。
先日電話にてお伝えした件です。書類を2枚送付しますので、
内容をご確認の上、ご署名をお願いします。
お手数をお掛けし申し訳ございません。
杉本
杉本さんの文章は全体的には悪くはなかったのですが、
どちらも挨拶から始まっていた点が気になりました。
自分が相手の立場に立ったときに、
何も思わない人もいるかもしれませんが、なかには、
「お申し込みのお礼をしている場合じゃないでしょ」
と思う人もいるかもしれないですよね。
ここは、謝罪から始めましょう。
お世話になります。○○です。（※１）
こちらの説明不足で、書類に不備が生じていしまい、
誠に申し訳ありませんでした。（※2）
改めて書類を2枚送付いたします。
お手数ですが、内容をご確認の上、ご署名をお願いいたします。
この度はお申し込みいただけたこと、心より感謝しております。
○○株式会社 ○○
代筆屋が指摘する2つのポイントとは？
誘うだけじゃなくて、
断るのも意外と難しいですよね。
中島さんがIT系企業で財務・
インターンの応募者（学生）
という指令がくだったらどう書きますか？
実際にこのIT会社の人事担当の方はこうした手紙を書きました。
↓↓
〇〇大学
〇〇さん
お世話になっております。〇〇株式会社人事の齋藤です。
先日は暑い中、インターンシップ面談（デザイナーコース）
専攻やアルバイトのお話など聞かせていただきありがとうございま
その後社内で選考させて頂きました。
誠に申し訳ございませんが、今回は見合わせて頂きたく存じます。
理由は
・今回の募集枠が1枠という限られた枠であったこと。
・フォトショップの経験が少ないので、〇〇さんを〃
・こちらの希望期間である2週間来て頂ける方を優先したため。
です。
今回当社のインターンシップには残念ながらご縁がありませんでし
〇〇さんの明るい人柄やコンクールに取り組む姿勢など、
〇〇さんの今後のご活躍を祈念しております。
この度はご応募頂き誠にありがとうございました。
一件、良いお断りの手紙に感じられるかもしれません。
しかし何かが欠けています。さてなんでしょうか？
代筆屋が添削した手紙はこちらです。
○○ 大学
○○ 様※1
お世話になっております。○○株式会社人事の○○です。
先日は暑い中、インターンシップ面談（デザイナーコース）
その後社内で、悩みに悩んだのですが、※2
今回は不採用という結果になりました。
ご期待に沿えず申し訳ありません。
不採用の理由は以下の通りです。
・今回の募集はお一人のみだった。
・フォトショップの経験が少ない。
・こちらの希望期間は2週間だった。
デザインのお仕事においてフォトショップは必須だと弊社は考えて
フォトショップの知識や経験を増やすことで、
○○さんの進路は大きく開かれると思います。※3
今回、残念ながらご縁がありませんでしたが、
○○さんの明るい人柄やコンクールに取り組む姿勢に、
初心を思い出し、とてもよい刺激になりました。
○○さんを必要としている場所は必ずあります。
ぜひ、その姿勢を忘れずに、これからも頑張ってください。
○○さんの今後のご活躍を祈念しております。
このたびは、数ある会社の中から弊社を選んでいただけたこと、
ご応募いただき誠にありがとうございました。※4
代筆屋が指摘する４つのポイントとは？
「また誘いたくなる「お礼状」の書き方」
これも結構悩みますよね。
ありきたりな文章になって困ったことありませんか？
質問者の方は某メーカーにて役員秘書（秘書歴20年）
さて、中島さんならどんな手紙を書きますか？
まずは元々の手紙を読んでみてください。
○○○○株式会社
代表取締役 ○○〇〇 様
株式会社○○○○
常務取締役○○○○
山田太郎
謹啓 藤花の候 ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます
さて 過日はゴルフ懇親会におきまして大変お世話になり誠にありがとう
新緑の香りが清々しい 空が抜けるような青さに澄み切る晴天となり
和やかな雰囲気の中でのプレーは大変楽しく
心身共にリフレッシュし充実した時間をご一緒することができ 改めて感謝申し上げます
また帰る際にはお土産まで頂戴し いつもながらのお心遣いに恐縮するばかりでございます
今後もご厚誼賜りますよう何卒よろしくお願い申し上げます
末筆ではございますが 時節柄ご自愛の程お祈り申し上げますと共に
貴社ますますのご発展を祈念いたし 略儀ながら書中を以ちまして
御礼のご挨拶とさせていただきます
謹白
突っ込みどころ満載のお手紙ですよね。
でもこれは実際にある大手企業の方が書いて送っていた手紙です。
これを代筆屋が手直しすると
↓
「いつもありがちというか、退屈なメールになってしまいます。
何か、心に残るような、グッとくるメールの書き方ありませんか？
こうした質問は大手企業の社長さんや役員さんの秘書の方に多いで
日々大量のメールを受けて、
それはもうメールの返信に頭を悩ませますよね。
書籍『プロの代筆屋が暴露する心を動かす手紙やメールの書き方』
～書く機会の多い30代～40代の働く人のための本～
の中でポイントを4つ書いています。
１．堅苦しい決まり文句は不要
定型句は大半の人が目で追うだけで、頭に入っていません。
「簡単な挨拶＋名前」で、
２．一文は60字以内に収める
一文が長い文章は非常に読みにくいです。
読みやすい一文は60文字以内。
メールなら50文字でもいいかもしれません。
強調したい一文は、さらに改行しましょう。
３．カタカナ語はできるだけ避ける
カタカナ語は便利ですが、軽く見えて文章を安っぽくします。
日本語を知らない人だと思われやすいので、
４．今後もつながっていたいことを伝える
異動の挨拶は、異動後もつながっていたい相手に送るもの。
相手から学んだことを具体的に書き、
ここからが心を動かす代筆屋中島泰成の真骨頂です。
↓↓
『自分と相手を60文字で書いて・・・』
これは心を動かす手紙を書く上で
プロの代筆屋の私が実践している秘術です。
あんまり後悔したくないんですけど、
（公開しすぎて後で後悔するかもしれませんが・・・）
自分と相手を60文字で表現するなんて
なんでそんな面倒なことしなきゃならないんだ。
と思われるかもしれませんね。
それは、手紙で心を動かすコツは、
書く人の言葉に読む人が共感するかどうかなんです。
つまり、書き手である自分の事と読み手である相手の事、
お互いのことをある程度わかってないとまず難しいんです。
自分を知るために自分を60文字で表現してみましょう。
それができたら、
次は相手を知るために相手を60文字で表現してみましょう。
この表現と言うのは、
決してどんな仕事をしてきたとか経歴がどうとか、
そういう表面的なことではなく、内面を描くことです。
出来上がった60文字の文章を二つ並べて、
どこかに共感するポイントは無いかを探し、
二人が共感するポイントを・・・
付き合う前は、男性は３時間後を、女性は３年後を見てる。
しかしなぜか結婚後はこれが逆転して、
結婚後は、男は３年後の理想の未来を、女性は３時間後の現実を見るようになる。
結婚後に喧嘩したり、罵り合ったり、トラブルが多発するのは、
男性と女性の理想と現実に対する捉え方の違いにある。
男性はいつも自分で描いている
理想の夫婦生活、結婚生活、家族があって、
理想と比較すればするほど現実とのギャップに苛立ちを覚える。
もっと家事をやってくれればいいのに、もっと子供の面倒を見てくれればいいのに、
もっと自分のことや家族を大切にしてくれればいいのに、もっと、もっと、って。
女性は結婚すると現実を見るようになる。
結婚した途端に生活のことが一番になり、
特に子供が生まれると男性の優先順位は急下降する。
旦那＞＞＞＞自分
から
子供＞＞＞＞自分＞＞＞＞＞旦那
になる。
リアルな現実を保つためにもっと生活費を入れて
もっと子供の面倒を見て、もっと家事をやって、
こちらもまたもっと、もっと、って。
男性側の理想の夫婦生活や結婚生活は確かに滑稽で、
女性からすれば面倒で厄介極まりないものだ。
だが、男は基本的に馬鹿だ、
いくつになっても夢見る少年だ、
30、40を過ぎても週刊少年ジャンプを読んでた頃と中身はさほど変わらない
私は４２歳になった今、それを強く実感してる。
散々迷惑かけて、さらに女性にお願いすると、このブログはもしかしたら炎上するかもしれない。
それでも女性の皆さんに聞いてほしいことがある。それは・・・
ブログが文章上達訓練に適している大きな理由は３つです。
１．日記形式で書きやすい
感想文、小説、詩、なんかというと書くためのハードルが高くて
そもそも書きだせない人が多いんですね。
日記形式なら書くためのハードルが低く誰でも書き始めることができます。
初出版の方で日記風のエッセイが多いのは書くのが簡単だからです。
２．人の目に触れる
自分一人で書く日記もいいんですが、紙の日記だけだと反応が無いため
よほど根気のない人でもない限りやがてやる気を失ってしまいます。
インターネット上で発信するブログなら、
記事を書いてアップロードすると世界中の人の目に触れる機会を得られます。
いいね！やフォローなどフィードバックがあると人はやる気を持続することができます。
また誰かの目に触れてフィードバックをもらう（時に手厳しい意見も・・・）ことで、
自分の文章を人がどんなふうに読んでいるのか、
これからどう書けば共感を得られやすいかなど改善点などが見えてきやすいです。
３．つ目は・・・